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Informationen

für Hinweisgeber

Folgende Informationen stehen bei Aufruf der Seiten dem Hinweisgeber zur Verfügung. Diese Inhaltsseiten können an kundenspezifische Belange angepasst werden:

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Was wollen wir mit dem Hinweisgebersystem erreichen?

Unser Compliance Hinweisgebersystem bieten allen Mitarbeitern, aber auch Dritten, einen geschützten Kommunikationskanal für Anfragen oder Hinweise zu Compliance Fragestellungen.

Alle Mitarbeiter sind ausdrücklich ermutigt, ihren Vorgesetzten oder Compliance Officer anzusprechen, wenn sie Unklarheiten hinsichtlich der geltenden Regeln feststellen, dazu Fragen haben oder bemerken, dass sich jemand im Rahmen seiner Tätigkeit für unser Unternehmen oder einer unserer Geschäftspartner nicht regelkonform oder unredlich verhält. Das kann dazu beitragen, dass aus kleinen Problemen keine großen werden.

Wir bevorzugen hierbei eine offene Kommunikation. Erste Ansprechpartner hierfür sind die Führungskräfte. Mitarbeiter können sich mit Fragen oder Hinweisen aber auch jederzeit an ihren Compliance Officer wenden. Wenn Mitarbeiter ihre Identität nicht offenlegen wollen, akzeptieren wir auch anonyme Fragen oder Hinweise.

Wir gehen allen Hinweisen nach und dulden keinerlei Benachteiligung von Personen, die Hinweise an uns melden. Dies gilt auch dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung nicht als gerechtfertigt oder substantiiert erweisen, es sei denn, solche Hinweise wären in offenkundig verleumderischer Weise erfolgt.

Wozu können Mitarbeiter das Hinweisgebersystem nutzen?

Mitarbeiter können mit Hilfe des Hinweisgebersystems an das Unternehmen online

  • Anfragen zu Compliance Richtlinien und - Fragestellungen richten oder 
  • Hinweise auf Sachverhalte geben, die auf mögliche Regelverletzungen oder Unredlichkeiten durch das Unternehmen und/oder dessen Mitarbeiter hinweisen, auf Schwächen im Verfahren, Risikofelder oder Verbesserungsmöglichkeiten.
Warum kann das System sowohl für Anfragen als auch für Hinweise genutzt werden?

Unsere Integrität und Regeltreue geht jeden an. Regelverstöße und Unredlichkeiten können in schwerwiegenden Fällen das ganze Unternehmen oder einzelne Arbeitsplätze gefährden. Deshalb ist jeder Mitarbeiter gehalten, die Augen offenzuhalten, Auffälligkeiten, die auf Regelverstöße oder Unredlichkeiten hindeuten anzusprechen und bei Unklarheiten über das eigene Verhalten oder das seiner Kollegen um Rat zu fragen.

Unser Ziel ist es, potentielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig für Verbesserungen sorgen zu können. Auf welchem Weg und in welcher Form uns hierzu zweckdienliche Informationen erreichen, ist letztlich unerheblich. Auch eine Frage kann Verbesserungsbedarf aufzeigen.

Was geschieht mit meiner Anfrage oder meinem Hinweis ?

Der Fallbearbeiter wird zunächst beurteilen,

  • ob es sich um eine Beratungsfrage handelt, die sofort beantwortet werden kann und sodann die Beantwortung auf den von Ihnen gewählten Kommunikationsweg in die Wege leiten. Hierzu gehören gegebenenfalls auch Nachfragen zur weiteren Sachverhaltspräzisierung, die erforderlich sind, um die Frage richtig zu verstehen und beantworten zu können. 
  • und/oder ob es in der Sache um einen Hinweis auf mögliches Fehlverhalten, Schwachstellen bzw. Verbesserungsmöglichkeiten geht, der weiter untersucht werden muss und sodann im Übereinstimmung mit den hierfür im Unternehmen vorgesehenen Verfahren und wird die hierzu zweckdienlichen weiteren Maßnahmen veranlassen.
Wie bin ich geschützt, wenn ich einen Hinweis gebe oder eine Anfrage mache ?

Zunächst einmal können Sie bei Ihrer Frage oder Ihrem Hinweis die Möglichkeit wählen, anonym zu bleiben. Der Austausch von Informationen über das Hinweisgebersystem erfolgt in verschlüsselter Form. Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch Unbefugte ist daher ausgeschlossen.

Wenn Sie eine persönliche Rückantwort haben möchten, geben Sie bitte im Text Ihrer Anfrage Ihre Kontaktdetails, Name, Telefonnummer, E-Mail Adresse und Funktion im Unternehmen an. Ihre Personalien liegen dann der bearbeitenden Stelle im Unternehmen offen.

Wenn Sie eine Rückantwort auf Ihre Frage erwünschen, ohne Ihre Identität offenzulegen, kreuzen Sie in der Eingabemaske das Feld „Rückantwort zulassen“ an. Das System teilt Ihrer Anfrage nunmehr einen vorgangsbezogenen „Token“ zu. Die Antwort auf Ihre Frage wird in einen „Digitalen Briefkasten“ eingestellt, auf den Sie mit Ihrem Passwort und dem „Vorgangs-Token“ Zugriff haben. Sollten Sie diese Zugangsdaten verlieren, ist ein Zugriff auf den Briefkasten nicht mehr möglich.

Unabhängig hiervon dulden wir keinerlei Form der Benachteiligung von Personen, die Hinweise an uns melden. Dies gilt auch dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung nicht als gerechtfertigt oder substantiiert erweisen, es sei denn solche Hinweise wären in offenkundig verleumderischer Weise erfolgt.

Wie ist die Vertraulichkeit meiner Anfrage oder meines Hinweises geschützt?

Der Austausch von Informationen über das Hinweisgebersystem erfolgt in verschlüsselter Form. Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch Unbefugte ist daher ausgeschlossen.

Was ist, wenn sich meine Frage oder mein Hinweis auf einen Sachverhalt beziehen, bei dem ich selbst gegen Regeln verstoßen oder unredlich gehandelt habe ?

Wenn Ihre Frage oder Ihr Hinweise zur Aufdeckung schwerwiegender Regelverstöße durch Sie selbst führen sollten, schützt Sie das natürlich nicht vor den dann angemessenen arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder gegebenenfalls auch strafrechtlichen Folgen. Bei der Entscheidung hierüber kann aber der Beitrag berücksichtigt werden, den jemand durch seine eigenen Informationen selbst zur Aufklärung von Regelverstößen und zur Verhinderung weiterer Risiken geleistet hat.

Wird meine Anfrage oder mein Hinweis gespeichert?

Ja, im Hinweisgebersystem werden die von Ihnen gemachten Mitteilungen gespeichert, ebenso wie die Einschätzung nach Kategorie und Bedeutung zum Zwecke der Berichterstattung und – je nach Bedeutung des Vorgangs – auch dessen Kurzbeschreibung, die erteilte Antwort oder das Bearbeitungsergebnis und der daraus gezogenen Schlussfolgerungen.

Soweit dabei personenbezogene Daten betroffen sind, erfolgt eine Speicherung nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Eine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt nicht.

Werde ich über den Ausgang informiert?

Wenn Sie über den Ausgang Ihres Hinweises informiert werden wollen, geben Sie dies bitte bei Ihrem Hinweis an und kreuzen Sie das Feld „Rückfrage zulassen“ an, damit eine anonymisierte Rückmeldung erfolgen kann. Der Fallbearbeiter wird Sie nach erfolgter Überprüfung über den weiteren Verlauf informieren, soweit dies möglich ist. Wenn Sie das Feld „Rückfrage zulassen“ nicht auswählen, ist eine Information an Sie nicht möglich.

Werden betroffene Mitarbeiter über meine Anfrage oder meinen Hinweis informiert?

Ja, schon aus Gründen der Fairness, weil wir mit unseren Mitarbeitern mit offenen Karten spielen. Etwas anderes gilt, wenn im Falle einer Unterrichtung mit Verdunkelungsgefahr zu rechnen ist oder damit, dass andere Mitarbeiter unter Druck gesetzt oder benachteiligt werden.

Kann mein Chef Einsicht in meine Anfrage oder Hinweis nehmen, wenn er darauf drängt ?

Nein. Sowohl die Erstempfänger Ihrer Anfrage oder Ihres Hinweises als auch die gegebenenfalls zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen im Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Das beinhaltet auch, dass keine Person, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt ist, in die Anfrage, den Hinweis oder diesbezügliche Rechercheergebnisse Einblick nehmen darf.

Muss ich mit Nachforschungen aufgrund meiner Anfrage oder meines Hinweises rechnen?

Bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten ja, d.h. auch bei Beratungsanfragen, die solche Hinweise enthalten. Ansonsten würde Ihr Hinweis ja ins Leere gehen. Das Unternehmen ist verpflichtet, allen behaupteten Verstößen in angemessener Weise nachzugehen.

Wenn Sie nähere Angaben zum Sachverhalt machen oder Ihrer Mitteilung Dokumente beifügen, sollten Sie sich deshalb darüber bewusst sein, dass dies im Ergebnis dazu führen kann, dass Ihre Identität aufgedeckt werden kann.

Können Dritte, wie z.B. Ermittlungsbehörden, die Gewerbeaufsicht, Staatsanwaltschaft oder Kartellbehörden Einsicht in meine Anfrage oder Hinweis oder in das Ergebnis weiterer Recherchen nehmen?

Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Zum Beispiel können die Staatsanwaltschaft oder Kartellbehörden im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch diesbezügliche Durchsuchungshandlungen vornehmen. Das Unternehmen kann derartige Beschlagnahmebeschlüsse oder Durchsuchungsmaßnahmen durch die Herausgabe der entsprechenden Unterlagen abwenden. Hierzu gehören im Zweifel auch die im Hinweisgebersystem zu einem bestimmten Vorgang bei den Ermittlungsbehörden vorhandenen /gespeicherten Informationen.

Gilt dies auch, wenn als Erstempfänger meiner Anfragen oder Hinweise eine Rechtsanwaltskanzlei als Ombudsmann tätig wird ?

Sind die Informationen aus dem Compliance Hinweisgeber System nur bei einer Rechtsanwaltskanzlei verfügbar, die aufgrund eines Beratungsverhältnisses als Ombudsmann und Erstempfänger der Anfragen oder Hinweise tätig wird, unterliegen sie dort dem besonderen Beschlagnahme- und Durchsuchungsschutz für Mandatsinformationen von Rechtsanwälten.

Eine Durchsuchung oder Beschlagnahme dürfte deshalb in der Praxis dort nicht erfolgen können.

Bitte beachten Sie, dass es sich hier um Mustertexte einer Musteranwendung für das CompCor Hinweisgebersystem handelt.

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